Manual para auditores de Recibos

El siguiente es el manual para auditores de la aplicación Recibos (Invoices).

La aplicación Recibos (Invoices) permite generar y gestionar recibos de manera eficiente y segura.

Tabla de contenidos

Introducción

Los auditores gestionan de modo general el sistema de recibos.

Algunas de las funciones de los auditores pueden ser: generar resúmenes y cierres contables, cancelar recibos, registrar pagos en efectivo, etc.

Conceptos básicos

Estados

Los estados, como su nombre lo indica, refieren a los estados procesales de un recibo. Estos estados pueden ser: pendiente, expirado, cancelado, aprobado y anulado. Más adelante los trataremos en profundidad.

Credenciales

Las credenciales son el modo en que la aplicación reconoce y se comunica con otras aplicaciones. Una aplicación que desee generar recibos deberá contar con una credencial.

Pasarelas

Las gateways o pasarelas son las encargadas de cambiar los estados de un recibo.

Acceder a los recibos

Para acceder a la lista de recibos, depende en gran medida de la implementación de la aplicación que se haya realizado. Por defecto, la ruta de acceso es Mi espacio > Recibos.

Una vez en ella, la lista será similar a:

Datos visibles

Un registro de la lista contiene los siguientes datos:

Recibo

El número de recibo. Presionando sobre el mismo, podrá acceder al recibo en una versión para imprimir.

Fecha

La fecha de emisión.

Nombre

El nombre completo del usuario.

Total

El monto total.

Estado

El estado procesal actual. Los estados posibles son: Pendiente, Expirado, Cancelado, Aprovado, Anulado.

Información

El ícono abre un modal con información relevante sobre la historia del recibo.

Los estados

Los estados procesales de un recibo pueden ser:

Pendiente

El recibo está pendiente de pago. Es el estado original con el que se crea un recibo.

Expirado

El recibo ha superado su fecha de caducidad.

Cancelado

El recibo, pendiente de pago, ha sido cancelado.

Aprovado

El pago ha sido efectuado y el recibo quedó aprobado.

Anulado

Se anula un recibo aprobado.

Errores en el cambio de estado

Cuando se realiza el cambio de estado de un recibo, el sistema comprueba que no haya errores de lógica. En caso de error, el sistema informará el mismo colocando, de color rojo, el ícono de información .

Lo correcto es que todos los estados estén precedidos por el de Pendiente, excepto el de Anulado, que debe estar precedido por el de Aprovado.

No todos los errores son un problema grave. Por ejemplo, es posible que plataformas de cobro online envien dos veces un aviso de pago, lo que hace que en la segunda vez se genere un error.