Bienes (Goods)
El siguiente es el manual para usuarios de la aplicación Bienes (Goods).
Tabla de contenidos
Introducción
La aplicación Bienes (Goods) es un potente inventario de bienes, ideal para Instituciones. Esta aplicación le permite:
- Crear un legajo de cada bien con datos como: serial, cotización, imágen, etc.
- Crear una lista de bienes.
- Agrupar los bienes por categorías.
- Asignar estados a los bienes.
- Mostrar un historial de estados de cada bien.
- Transparentar la lista a un determinado grupo de usuarios.
- Exportar la lista de bienes en varios formatos.
- Contar con roles y permisos para la administración de los bienes.
Roles
La aplicación es, básicamente, una lista de elementos y un detalle de cada uno de ellos. La creación y administración de la lista de bienes es una tarea del Auditor.
El detalle de un bien, puede contener algunos datos funcionales, que deben ser creados previamente. Para poner en funcionamiento la aplicación se requiere de un Administrador.
Conceptos básicos
Categorías
Las categorías permiten reagrupar los bienes y crear listas reducidas.
Estados
Los estados detallan de manera sintética la situación de un bien. Los estados dependen de cada Institución, algunos de los estados posibles de un bien pueden ser: en uso, prestado, en reparación, dado de baja, etc.
Auditor
El auditor administra la lista de bienes. En este sentido, puede crear nuevos bienes, editar los existentes e imprimir la lista completa.
Bienes
Por defecto, la ruta de acceso a los bienes es Mi espacio > Bienes, aunque esto depende de la implementación que se realice de la aplicación.
Una vez en ella, la lista será similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Identificador (#)
El número identificador con el que queda registrado el bien.
Descripción
El texto corto con el que se describió el bien.
Estado
El estado actual del bien.
Filtrar la lista
Para filtrar la lista, y mostrar sólo una parte, presione sobre el botón:
Se mostrarán todas las opciones de filtros:
Filtrar por categorías
Es un selector simple, por defecto, se muestran todas las categorías.
Filtrar por estados
Es un selector simple, por defecto, se muestran los estados activos.
Son estados activos aquellos que han sido indicados como tal. En general, son estados que se encuentran en uso, en contra posición a los estados de archivo. Por ejemplo, los estados: En uso, En reparación, pueden ser considerados activos; mientras que el estado: De baja, se puede considerar inactivo o archivado.
Caja de texto
La caja de texto busca en varias columnas, a saber:
- En bienes: si se ingresa un número, se buscará en los identidicadores; si se ingresa un texto, se buscará en la descripción.
- En legajos: si se ingresa un número, se buscará en los documentos; si se ingresa un texto, se buscará en el apellido.
Reestablecer los filtros
Para reestablecer los filtros, presione el botón:
Ver un bien
Para ver la información completa de un bien, seleccione un registro y presione:
Se abrirá un modal:
Crear un bien
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un formulario con 3 bloques:
Principal
Descripción
Un texto corto. Es buena práctica colocar el nombre del bien, y, separado por un guión medio, la marca y el modelo.
Categoría
Seleccione una categoría de la lista.
Imágenes
Puede seleccionar varias imágenes. La primera de la lista será la utilizada como presentación. La lista de imágenes puede ser reordenada.
Datos
Serial
Cualquier texto identificatorio que el bien traiga por defecto.
Cotización
Valor monetario del bien. Este campo es importante para los cierres de balances contables.
Anotaciones
Un campo opcional para registrar cualquier otro dato relevante.
Estado
Valor
Esto permite agregar un estado inicial al bien. En la edición, este bloque no se mostrará.
Editar un bien
Los bienes pueden ser editados, sin embargo, no es buena práctica modificar datos sencibles.
Para editar un bien, debe seleccionarlo y presionar el botón:
Se desplegará un modal similar al de la función de crear un bien.
Eliminar un bien
Los bienes no pueden ser eliminados, en su lugar, seleccione un estado del tipo inactivo.
Historias
Las historias permiten crear una línea temporal de eventos en relación a un bien. Cada historia tendrá una fecha, un estado, anotaciones y, en algunos casos, un perfil asociado.
Las historias cambian el estado de un bien y, en este sentido, sirven para indicar que un bien se ha roto, lo están reparando, ha sido dado de baja, etc.
Para ver las historias de un bien, debe seleccionarlo y presionar el botón:
Se desplegará un modal con la lista de estados ordenados cronológicamente.
Crear una historia
Para crear una nueva historia, seleccione el bien y presione el botón:
Se abrirá un modal:
Las opciones a completar serán:
Estado
Seleccione el nuevo estado.
Legajo
Dependiendo del estado seleccionado, requerirá que ingrese un legajo.
Fecha
Es posible posfechar el estado, no así antefechar. En caso de no completarlo, se considerará la actual.
Detalles
Utilice este campo para agregar cualquier otro texto importante.
Administrador
El administrador se encargará de ajustar la aplicación a las necesidades particulares. En este sentido, podrá gestionar los Estados, las Categorías y los Diseños.
Estados
Los estados detallan de manera sintética la situación de un bien. Algunos ejemplos de estados, pueden ser: en uso, prestado, en reparación, dado de baja, etc.
Algunas consideraciones previas
Cuando se asigna un estado se registran los siguientes datos: legajo de quien lo asigna, legajo vinculado (opcional), fecha y detalles. A continuación analizaremos algunas implicancias de esto.
En principio, mostrar los sucesivos estados de un bien permite recrear su historia.
Es importante la posibilidad de vincular un Legajo a un estado, veámoslo con un ejemplo: si el estado a asignar es el de «prestado», puede saberse quién prestó el bien y a quién ha sido prestado.
Crear un estado
Nombre
Puede ser cualquier nombre medianamente significativo.
Color
Personalice el estado asignándole un color.
Descripción
Un texto explicativo opcional.
Legajo
Activo
Son estados activos aquellos en los que el bien está en existencia. Por ejemplo: «en uso» es un estado activo, en contraposición al estado inactivo «dado de baja». La aplicación trata de evitar mostrar los estados inactivos.
Categorías
Las categorías permiten reagrupar los bienes y crear listas reducidas. Es importante que el administrador dedique un tiempo a planificar estas categorías. Crear categorías con criterios claros facilita la administración.
Agregar una categoría
Agregar una categoría requiere solamente completar su nombre.
Editar una categoría
No hay restricciones a la hora de editar una categoría. Sin embargo, debe considerar que si la categoría esta siendo utilizada, no se modifique su sentido.
Eliminar una categoría
Las categorías se pueden eliminar sin restricciones. En caso de que la categoría esté siendo utilizada, el bien quedará sin categorizar.
Diseños
Los diseños o plantillas permiten enriquecer y completar los datos que produce la aplicación. Actualmente, los diseños se utilizan al imprimir una lista de bienes.
Crear un diseño
Título
Un título significativo que sirva para identificar el diseño.
Cuerpo
El diseño html que será insertado junto con los datos de la aplicación.
Los datos que pone a disposición la aplicación son:
| Nombre | Detalle |
|---|---|
| date, day, dayname, month, monthname, year | La fecha actual en cualquiera de sus opciones |
| table | La tabla de bienes, según la configuración que seleccionada. |
Editar un diseño
Los Diseños pueden ser editados sin restricciones.
Eliminar un diseño
Los Diseños se pueden eliminar sin restricciones.