Agendas (Planners)
El siguiente es el manual de la aplicación Agendas.
Tabla de contenidos
Introducción
La aplicación Agendas crea y administra cualquier tipo de servicios temporales y turnos. Algunos usos pueden ser: un consultorio médico, una peluquería, una cancha deportiva de alquiler, un recorrido turístico, etc.
La aplicación permite:
- Crear agendas de turnos, con sus respectivos horarios.
- Asignar un legajo a un horario en particular (reservación).
- Hacer un seguimiento de una reservación, por ejemplo: si la persona ha llegado para tomarla, si la ha cancelado, si ha finalizado, etc.
- Tener roles con diferentes niveles de permisos.
- Permitir la autogestión de reservas por parte de los usuarios.
- Crear plantillas para simplificar y/o automatizar la creación de nuevos horarios.
Integración
La aplicación se integra con:
Legajos
Las personas que deseen realizar una reservación deben tener un legajo.
Edificios
A una agenda se le puede asociar una sala de la aplicación Edificios.
Llamados
La aplicación Llamados utiliza esta aplicación para llamar por pantalla las reservaciones, como suele hacerse, por ejemplo, en hospitales.
Conceptos básicos
Agendas
Las agendas permiten tener un espacio limitado de trabajo, con sus propia información relevante; sus roles y permisos; sus horarios y plantillas, etc.
Horarios
Los horarios son cada uno de los registros, correspondientes a un día y hora que se deja disponible para una reservación.
Auditor
El auditor se encarga del uso de la aplicación en el día a día. Puede ser una persona administrativa, un/a profecional, etc. Puede tener un rol amplio o específico, con acceso total o parcial.
La Agenda es el espacio de trabajo de un auditor. Algunos auditores, pueden crear nuevas Agendas.
Cada Agenda puede tener uno o varios auditores.
Agendas
Por defecto, la ruta de acceso a las Agendas es Mi espacio > Agendas, aunque esto depende de la implementación que se realice de la aplicación.
Una vez en ella, la lista será similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Título
El título con el que se identifica la agenda.
Estado
El estado actual de la agenda.
Enlace a horarios
Enlace de acceso a la administración completa de los horarios.
Filtrar la lista
Para filtrar la lista, y mostrar sólo una parte, presione sobre el botón:
Se mostrarán todas las opciones de filtros:
Caja de texto
La caja de texto busca en los títulos de las Agendas.
Reestablecer los filtros
Para reestablecer los filtros, presione el botón:
Ver una agenda
Para ver la información completa de una agenda, seleccione un registro y presione:
Se abrirá un modal similar a:
Crear una agenda
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un formulario similar a:
Título
Un texto breve y significativo.
Imagen
Una imagen representativa.
Resumen
Un texto, algo más extenso que el título, que amplie la información sobre la agenda.
Categoría
Agrupa las agendas por categorías, que mejoran la contextualización y simplifican la búsqueda.
Tipo
El tipo de agenda indica si los usuarios pueden o no autogestionar las reservas.
Sala
Asigna una sala, donde la reserva se hará efectiva. Por ejemplo, si la agenda se utiliza en un hospital, la sala puede ser un consultorio en particular. Esta sala debe estar previamente creada en la aplicación Edificios.
Reservas máximas
Limita la cantidad de reservas que una persona puede realizar en un día.
Editar una agenda
Las agendas pueden ser editadas, sin embargo, no es buena práctica modificar datos sencibles. Sin perjuicio de ello, cualquier cambio que se realize a la agenda, quedará guardado en los registros de la misma.
Para editar una agenda, debe seleccionar un registro y presionar el botón:
Se desplegará un modal similar al de la función de crear una agenda.
Cambiar el estado de una agenda
Actualmente, una agenda tiene dos estados:
- Activo: la agenda se encuentra en uso.
- Archivado: la agenda ya no está siendo utilizada.
Para cambiar el estado de una agenda, seleccione el registro, presione el siguiente botón y elija una de las opciones.
Eliminar una agenda
Las agendas pueden ser eliminadas sólo si no tienen horarios creados.
Horarios
Presionando sobre la flecha, en un registro de agendas, podrá acceder a la administración de los horarios.
De inmediato, verá la lista de horarios para el día de hoy. Algo similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Fecha
La fecha y hora del horario.
Legajo
Si el horario está reservado, el nombre de la persona asignada al mismo.
Estado
El estado actual del horario. Los estados pueden ser: Publicado, Reservado, Descartado, Anulado, Anunciado, Completado o Perdido.
Filtrar la lista
Para filtrar la lista, y mostrar sólo una parte, presione sobre el botón:
Se mostrarán todas las opciones de filtros:
Calendario
Selecciona una fecha en particular.
Caja de texto
La caja de texto busca en los legajos de las horarios.
Reestablecer los filtros
Para reestablecer los filtros, presione el botón:
Ver una horario
Para ver la información completa de un horario, seleccione un registro y presione:
Se abrirá un modal:
En la segunda pestaña (Registros) se mostrarán todos los cambios realizados en el horario, junto a la fecha y la persona que realizó dicho cambio.
Crear un horario
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un formulario similar a:
Programado
La fecha y hora a programar.
Tipo
El tipo de horario, puede Heredar el tipo de la agenda o puede ser Cerrado, para que los usuarios no puedan autogestionar su reserva.
Sala
La sala en donde se hará efectiva la reserva.
Legajo
Opcionalmente, en la mismo formulario, puede hacer la reserva del horario.
Crear desde plantilla
Esta opción permite crear horarios desde una plantilla existente. Por ejemplo, si tenemos que un médico realiza consultas los días viernes entre las 8:00 y 10:00 de la mañana, destinando 15 minutos por paciente, podemos generar dicha plantilla y ejecutarla para todo un mes, lo que creará todos los horarios en un sólo paso.
Para crear desde una plantila, comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará un formulario similar a:
Plantilla
Seleccione la plantilla desde la cual crear los horarios.
Desde
La fecha desde cuándo comenzar a crear los horarios.
Hasta
La fecha hasta cuándo se crearán los horarios. Si se deja vacía, sólo se crearán horarios para el día seleccionado en la caja anterior.
Crear reservación
Para reservar un horario, debe seleccionar el registro y presionar el botón:
Se desplegará un modal similar a:
Legajo
Seleccione el legajo de la persona que se asignará a la reserva.
Importante: No es posible cambiar el títular de una reserva. En caso de error, debe eliminar el horario y crear un nuevo.
Editar un horario
Los horarios se pueden editar sólo si su estado es Publicado o Reservado.
Los horarios se pueden editar de a uno o de a varios.
Si para editar se seleccionan varios horarios , y los datos de ellos no son iguales, el formulario quedará sin valor. En tal caso, si lo dejamos de esta manera, no se modificará dicho dato. En caso contrario, si se ingresa un valor, todos los registros serán editados.
Para editar un horario, debe seleccionarlo y presionar el botón:
Se desplegará un modal similar al de la función de crear una agenda.
Estados de un horario
Un horario puede tener diferentes estados procesales, esto responde a situaciones reales.En el siguiente cuadro los analizaremos:
| ESTADO | DESCRPCIÓN | SIGUIENTE |
|---|---|---|
| Publicado | El horario está publicado y disponible para una reserva, la cual puede ser a través de la administración o de la autogestión, según el Tipo de horario. | Reservado, Descartado |
| Descartado | Un horario Publicado ha sido descartado y ya no tiene más uso. Esta acción puede ser revertida, volviendo el estado a ser Publicado. | Publicado |
| Reservado | El horario está reservado para una persona. | Anulado, Anunciado, Completado, Perdido |
| Anulado | El horario reservado es anulado y deja de tener efecto alguno. Es similar a Descartado, pero para horarios ya reservados. Esta acción puede ser revertida, volviendo el estado a ser Reservado. | Reservado |
| Anunciado | La persona se anuncia a su horario para poder tomarlo. Este estado es opcional, aunque importante si se implementa un sistema de llamados por pantalla o altavoces. | Completado, Perdido |
| Completado | La persona a completado la toma de su horario y el acto administrativo ha finalizado. | |
| Perdido | La persona a perdido por algún motivo la toma de su horario, y el acto administrativo ha finalizado. |
Para cambiar el estado de un horario, seleccione el registro, presione el siguiente botón y elija una de las opciones.
Cómo se puede ver, sólo los estados Anunciado, Completado y Perdido pueden ser modificados de manera directa.
El estado Reservado se asigna a través de la reserva de un horario.
Los estados Descartado y Anulado se asignan a través de la acción de Descartar un horario.
Descartar un horario
Los horarios no pueden ser eliminados como tal de la base de datos. Pero pueden ser Descartados, lo que dejaran de tener efecto práctico.
Internamente, los horarios que tienen reserva no son Descartados, sino Anulados.
La acción de Descartar un horario puede ser revertida con la acción Reiniciar un horario.
Reiniciar un horario
Cualquier horario descartado puede revertirse con esta acción. Los horarios que no tienen reserva, volverán al estado Publicado y los horarios que tienen reserva volverán al estado Reservado.
Roles
Los roles permiten que distintas personas gestionen una agenda o parte de ella.
Para acceder a la lista de roles, seleccione una agenda y presione el botón:
Se desplegará un modal con una la lista similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Nombre
El nombre de la persona que ejerce el rol.
Visivilidad
Si un rol es visible, la persona figurará en la información pública sobre la agenda.
Permisos
Una vista rápida de los permisos que tiene el rol.
Estado
El estado actual del rol. Puede ser Habilitado o Deshabilitado.
Crear un rol
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará el formulario:
Legajo
Encuentra y selecciona de la base de datos el legajo de la persona.
Visivilidad
Los roles visibles se mostrarán en la información pública de la agenda.
Permisos
Los permisos de administración que tendrá la persona. Estos permisos pueden ser:
- Agenda: permite modificar los datos de la agenda y de sus plantillas.
- Roles: permite asignar o modificar los roles.
- Horarios: permite la administración completa de los horarios.
- Llamados: esta opción no tiene uso en la aplicación y se deja para ser utilizada por cualquier aplicación de llamados por pantalla o altavoz.
Editar un rol
Los roles pueden editar sus permisos y visibilidad.
Eliminar un rol
Los roles pueden ser eliminados. Alternativamente, es posible desabilitarlo a través de su estado.
Plantillas
Las plantillas permiten crear muchos horarios en un sólo paso.
Una plantilla indica todos los horarios que pueden ser creados a lo largo de una semana. Luego, en el apartado de horarios, se crearán todos estos horarios para los días que se indiquen en un formulario a tal fin.
Para acceder a la lista de plantillas, seleccione una agenda y presione el botón:
Se desplegará un modal con una la lista similar a:
Datos por registro
Un registro de la lista contiene los siguientes datos:
Nombre
El nombre de la plantilla.
Estado
El estado actual de la plantilla. Puede ser Público o Privado.
Crear una plantilla
Comience presionando el siguiente botón:
Se desplegará el formulario:
Título
Un título significativo para reconocer la plantilla.
Cuadro de horarios
El cuadro de horarios tiene una columna por cada día de la semana. Para agregar un nuevo horario, presione sobre el botón "más". El horario tiene tres elementos:
- El tipo de horario a crear, puede ser: Heredar o Cerrado.
- La hora
- El botón para eliminar el horario del cuadro.
Editar una plantilla
Las plantillas pueden ser editadas sin restricciones. Editar una plantilla no modifica los horarios ya creados con la misma.
Eliminar una plantilla
Las plantillas pueden ser eliminadas sin restricciones. Eliminar una plantilla no modifica los horarios ya creados con la misma.
Administrador
El administrador se encargará de ajustar la aplicación a las necesidades de una instalación en particular, ya sea está un hospital, un club, un consultorio privado, etc..
En este sentido, podrá gestionar las Categorías.