Poner en funcionamiento un sistema informático para la administración de una institución educativa no es tarea sencilla. Sin embargo, siguiendo este manual es posible hacerlo sin demasiados esfuerzos.
En Administración > Carreras se encuentra el listado completo de Carreras, como así tambien, las opciones para su administración.
Los datos más importantes del formalario dedicado a tal fin son:
Una Carrera podrá ser eliminada siempre y cuando no posea un estudiante inscripto. Si desea no mostrar más una Carrera, puede cambiar su estado por el de Privado.
Un estado de Privado no muestra la Carrera al público. Sin perjuicio de ello, si la Carrera contiene alumnos activos, estos podrán seguir cursando sin verse afectados.
Las Categorías permiten agrupar las Carreras a partir de un nuevo criterio. Por ejemplo, podría haber categorías tales como: Tecnicaturas, Profesorados, Carreras de grado, Postgrados, etc.
En el registro de cada Carrera encontrará, con el ícono , la opción para administrar las Materias.
Las Categorías permiten agrupar las Carreras a partir de un nuevo criterio. Por ejemplo, podría haber categorías tales como: Tecnicaturas, Magisterios, Carreras de grado, Postgrados, etc.
A cada Carrera podrá asignarle sólo una Categoría.
Para habilitar el uso de Categorías debe dirigirse a Configuraciones > Espacio del usuario > Carreras > Lista > Permitir categorías.
Las Materias son el pilar estructural de una Carrera. Todas las Materias de una Carrera forman el Programa de estudios.
Los estudiantes deberán aprobar los Cursos, donde se dictan las Materias, para obtener su Título.
Las Materias se ordenan automáticamente por Nivel. El Nivel de cada Materia depende de las otras Materias requeridas (cursadas o aprobadas). El estudiante no podrá acceder a cursar una Materia sin tener los requisitos cumplidos.
Las Materias se pueden agregar de a varias a la vez. Sin embargo, se debe tener en cuenta que los requisitos (otras Materias de la misma Carrera) deben estar creados previamente. Se recomienda ir agregando Materias correspondientes a un mismo nivel.
En caso de existir inconsistencias en los requisitos avisará del error. Una inconsistencia se dá cuando dos o más Materías se requieren entre sí.
Los datos que debe completar son:
* Estas Materias serán buscadas en la base de datos y deben estar previamente creadas.
La edición de Materias NO VERIFICA la existencia de estudiantes inscriptos, por lo que, llegado el caso, se pueden generar resultados imprevisibles.
Es posible eliminar Materias siempre y cuando no existan Cursos de las mismas.
Los Calendarios son otra parte importante de la gestión académica. En los Calendarios confluyen varias cuestiones que iremos desarrollando una a una.
Las Carreras abren la inscripción de acuerdo a un Calendario. Los Cursos, donde se dictan las Materias de una Carrera, pertenecen a un Calendario en particular. Los estudiantes se deben Matricular a un Calendario para poder acceder a los Cursos.
En resumen, la vida Institucional gira en torno a un Calendario.
Los datos que debe ingresar son:
Una vez agregado el Calendario, en la segunda pestaña del formulario debe indicar las Carreras que quedarán abiertas para dicho Calendario. Opcionalmente, puede asignarle al vínculo entre Calendario y Carrera, un conjunto de formularios que el usuario deberá completar para inscribirse. Todo esto será descripto en los siguientes capítulos.
Por último, en cada registro de la lista de Calendarios se encuentra la opción para ver y administrar la lista de Alfileres.
Los Alfileres permiten indicar los hechos más relevantes de un Calendario. Algunos de los posibles Alfileres pueden corresponder a los períodos de: dictado de clases, evaluaciones parciales y finales, receso invernal, entrega de proyectos, prácticas laborales, etc.
La mayoría de los Alfileres son a modo informativo. Sin embargo, el sistema requiere del Alfiler correspondiente al período de inscripción. Una vez creado dicho Alfiler, debe ingresarlo en Administración > Configuraciones > Carreras > Calendarios > Id de inscipción.
Los Alfileres se establecen a partir de una categoría superior llamada Tipos de Alfileres. Esto permite unificar criterios y personalizar, de una sola vez, los Alfileres que luego se utilizaran a lo largo de muchos Calendarios. La lista de Tipos de Alfileres y las opciones para su administración pueden encontrarse en Administración > Carreras > Calendarios.
Éste es un espacio para dar información a los estudiantes acerca de los procedimientos administrativos que debe realizar para Matricularse. A su vez, puede expecificar directivas de formularios que el estudiante debe completar.
Los datos a completar son:
Si bien la edición de un Papel no tiene restricciones, no es una buena práctica modificarlo una vez publicado.
Los Papeles que estan activos no pueden ser eliminados.
Aquí se utilizan los Formularios del tipo «individuales», se pueden encontrar en el ícono. Estos Formularios requieren que el estudiante ingrese datos, que luego, deberán conservarse en el tiempo.
Estos son los datos a establecer:
El modelo de Formulario. Éste debe estar previamente creado en la aplicaciónLegajos.
Aquí son 3 las opciones:
Los Formularios pueden ser quitados, sin embargo, no es una buena práctica hacerlo luego de ser publicados.
El sistema de recibos de las carreras implementa la aplicación Recibos (Invoices). En este sentido, todo recibo generado en esta aplicación será administrado desde la aplicación Recibos (invoices). Esto centraliza las acciones de pago, a la par que le confiere una mayor robustez y seguridad.
El sistema de recibos cuenta con dos conceptos básicos, los aranceles y las variaciones.
Los aranceles corresponden a conceptos por los cuales realizar un recibo. Actualmente, estos conceptos son: cuotas regulares, inscripción, matriculación, cursado de materias, permiso de exámen.
Las variaciones permiten modificar el valor del arancel. Algunos ejemplos de variaciones pueden ser: recargo por pago fuera de término, descuento por pago anticipado. Como veremos más adelante, estas variaciones pueden asignarse de modo manual o automático.
El sistema de recibos está vinculado a un calendario. Es decir, junto con la creación de un calendario, se pueden crear todas los aranceles y variaciones que se ejecutarán en el mismo.
El sistema está preparado para emitir un arancel determinado frente a un evento del estudiante. Es así que tenemos los siguientes tipos de aranceles:
Los datos que debe ingresar para agregar un arancel son:
Ingrese un nombre significativo con el cual se va a identificar el arancel.
Uno de los tipos de aranceles antes mencionados.
Éste valor se utiliza solo en el caso de los aranceles regulares.
El monto del arancel.
La edición de aranceles es posible siempre que no hayan sido emitido.
La eliminación de aranceles es posible siempre que no hayan sido emitido.
Las variaciones permiten, bajo ciertas reglas, modificar el monto de un arancel. Esto es útil para generar recargos o promociones. También, con estas variaciones podemos crear becas de estudio.
Para agregar una variación hay que completar uno cuantos valores, que a simple vista podrían resultar confusos. Por eso, recomendamos ir por bloques y seguir atentamente los siguientes pasos.
lo primero que se debe hacer, es escribir un nombre descriptivo del tipo de variación. Esto permitirá en el futuro facilitar la comprensión de los recibos, y, sobre todo, nos facilitará completar los datos que siguen a continuación. Algunos ejemplos de variaciones pueden ser: beca completa de estudios; 10% de recargo por pago fuera de término; 10% de descuento por pago de todo el año, etc.
El valor cuenta con 2 campos, el primero es un número, que de ser positivo será un recargo y de ser negativo un descuento. El segundo campo es la unidad, esta puede ser:
| Ejemplos | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Unidad | Descripción | Valor de la variación |
Monto del arancel |
Rango | Monto de la variación |
| % (Porcentaje variable) | El monto de la variación corresponde a un porcentaje del total de aranceles indicados en el rango. | -10 | 90 | 2 | -18 |
| % (Porcentaje fijo) | El monto de la variación corresponde a un porcentaje de un arancel indicado en el rango, independientemente de que se esten facturando más de uno. | -10 | 90 | 2 | -9 |
| $ (Moneda variable) | El monto de la variación corresponde al valor, en moneda local, por cada arancel indicado en el rango. | -10 | 90 | 2 | -20 |
| $ (Moneda fijo) | El monto de la variación corresponde al valor, en moneda local, sin importar el valor que posea el rango. | -10 | 90 | 2 | -10 |
Las reglas definen las particularidad bajo las cuales el sistema aplicará una variación. Estas particularidades estan dadas por:
Los modos pueden ser tres:
Aquí puede seleccionar los tipos de aranceles a los cuales se le aplicará la variación. Las opciones son: Regular debido; Regular atrasado; Curso; Examen.
Con el rango puede indicar la cantidad de aranceles que debe haber para que se aplique la variación. Por ejemplo, puede crear un descuento por el pago total del semestre, en este caso el rango será 6.
Tambien puede indicar rangos flexibles, por ejemplo: entre dos y 5 aranceles (2 - 5); dos o más (2 - )
El rango no aplica en las variaciones manuales.
Para el caso de que una variación rompa, los aranceles afectado ya no podrán aplicar otras variaciones.
Permite obtener el grupo de aranceles a los cuales se le podrá aplicar la variación. Este grupo será el de todos los aranceles emitidos en el período indicado aquí.
Acá se determina el período en el que la variación se puede aplicar.
La edición de variaciones es posible siempre que no haya sido utilizada.
La eliminación de variaciones es posible siempre que no hayan utilizadas.
Hasta aquí se realizó todo lo referido a lo burocrático de una institución educativa. A continuación, se pondrán en marcha los distintos actores, sus roles y permisos.
Todos los actores del sistema deben tener su Legajo. Los legajos son administrados por la extensión Persons. El Legajo contiene un registro histórico de los datos personales.
Un Legajo no implica el acceso al sistema. Para acceder al sistema es necesario un Usuario y una contraseña.
El Usuario y el Legajo pueden estar vinculados (de hecho, muchas veces deben estarlo), pero, como se puede apreciar, sus funciones son diferentes.
Por último, los roles y permisos, en su mayoría están integrados al Sistema de usuarios, y será desde allí que se otorgarán.
Los permisos están predefinidos por la aplicación. Un usuario con un permiso determinado, podrá acceder a todas las funcionalidades que éste otorgue.
Permite la inscripción a las Carreras. Los Usuarios con este Permiso podrán convertirse en estudiantes.
Permite la gestión completa de los Cursos. Los Usuarios con este Permiso podrán convertirse en profesores.
Permite la gestión administrativa de todos los estudiantes. Los Usuarios con este Permiso podrán convertirse en secretarios.
Permite el acceso limitado a los Cursos. Los Usuarios con este Permiso podrán convertirse en preceptores o ayudantes de cátedra.