Suscripciones (Subscriptions)
El siguiente es el manual para usuarios administradores de la aplicación de suscriptiones.
La aplicación permite crear y administrar listas de suscripciones, en donde sus suscriptores deben pagar periodicamente una cuota. Algunas suscripciones posibles pueden ser: abonos, cuotas sociales y rifas.
Tabla de contenidos
Introducción
Esta aplicación tiene un fin muy sencillo, administrar listas de suscriptores. Crear estas listas es fácil.
Sin embargo, recomendamos enfáticamente leer este manual, ya que ponemos a disposición muchas herramientas útiles.
Recuerde que realizar un buen análisis y planificación de la estructura que estas listas deberán tener, evitará la necesidad de modificarlas en el futuro, con la perdida de tiempo que eso puede significar.
Conceptos básicos
Suscripción
En la aplicación, la suscripción supone un acto administrativo incompleto. Esto es, con la suscripción quedan registrado los datos personales del suscriptor y, opcionalmente, se le puede asignar un número de suscripción. Sin embargo, todo lo referido al tipo de suscripción y fechas será administrado por las trayectorias.
Trayectoria
Con la trayectoria, se completa el acto administrativo de suscripción. La trayectoria da cuenta de un tipo de suscripción y del período de tiempo en que la suscipción está o ha estado activa. Por ejemplo: un socio de un club puede pasar 30 años con una trayectoria del tipo ADULTO y, luego de esto, pasar a tener una trayectoria del tipo VITALICIO.
Tipos de trayectorias
El tipo de trayectoria, o de suscripción, tiene un doble objetivo. En principio, crea categorías de suscriptores. Por otro lado, permite ajustar un conjunto de reglas que le servirán al sistema para:
- Validar la edad de los suscriptores, por ejemplo: sólo mayores de 18 años;
- Cerrar trayectorias y/o unirlas con otras, por ejemplo: después de 30 años, un socio puede pasar automáticamente a ser VITALICIO.
Suscripciones
En la aplicación, se podrán crear muchas listas de suscripciones. Cada una de ellas tendrá sus propios Tipos de trayectorias, Diseños, Aranceles y Variaciones.
Agregar suscripciones
Para agregar una suscripción se bebe tener en cuenta tres bloques.
Principal
Título
El título con el cual se va a identificar la suscripción.
Imagen
Una imagen ilustrativa. En caso de no seleccionar una imagen, se mostrará una por defecto.
Detalles
Un texto descriptivo.
Configuraciones
Siguiente
Corresponde al número de suscripción que se le otorga a un suscriptor. En caso de habilitar el autoincremento, aquí se guarda el número que será asignado en la próxima suscripción.
Miembros
Permite que haya suscriptores vinculados a otros. Es útil para crear, por ejemplo, grupos familiares.
Estado
El estado de la suscripción, el mismo puede ser público o privado. En caso de ser privado, no se podrán agregar nuevos suscriptores ni será visible en el frente.
Aranceles
Valor
Aquí se puede asignar un valor por defecto a los aranceles. Si un arancel no tiene valor, se le asignará por defecto este valor.
Inactivo desde
Se utiliza para cerrar automáticamente una trayectoria por falta de pago. Complete el campo con la cantidad de aranceles adeudados que considerará el sistema para cerrar una trayectoria. Si no desea utilizar el cierre automático de trayectorias, deje el valor en 0.
No se recomienda cambiar este valor luego de la carga de suscriptores y aranceles, ya que los resultados podrían no ser los esperados.
Editar suscripciones
Las suscripciones pueden ser editadas. Sin embargo, existen algunas limitaciones, por ejemplo, no se puede desabilitar los miembros si existen suscriptores miembros.
Eliminar una suscripción
Una suscripción podrá ser eliminada siempre y cuando no posea suscriptores. Si desea no mostrar más una suscripción, puede cambiar su estado por el de Privado.
Importar
Esta herramienta permite importar masivamente legajos, subscripciones y trayectorias. Es útil para poner en funcionamiento el sistema.
No utilizar esta herramienta sin realizar un backup de la base de datos. Los resultados obtenidos de una importación pueden generar errores de código o de lógica.
La importación debe realizarse a través de un archivo csv, con los siguientes datos:
| CAMPO | TIPO | Predeterminado | DETALLE | |
|---|---|---|---|---|
| -- | Subscripción | |||
| 1 | subscriber_number | int | NO | Número de subcripción. |
| 2 | started_at | datetime | NO | Fecha desde la cual es suscriptor. Formato «YYYY-mm-dd HH:ii:ss» |
| -- | Trayectoria | |||
| 3 | type_id | int | NO | Identificador del Tipo de trayectoria. |
| 4 | parent_id | int | 0 | El número de subscripción del titular. Se utiliza para indicar que es un miembro de la familia. |
| -- | Familiar | |||
| 5 | father_id | int | 0 | El número de subscripción del padre. |
| 6 | mother_id | int | 0 | El número de subscripción de la madre. |
| -- | Legajo | |||
| 7 | person_surname | string | NO | El apellido del suscriptor. |
| 8 | person_firstname | string | NO | El nombre del suscriptor. |
| 9 | person_document_type | int | NO | El identificador del tipo de documento. |
| 10 | person_document_number | int | NO | El número de documento. |
| 11 | person_identification | string | Uno o más identificaciones alternativas. | |
| 12 | person_gender | int | 0 | El identificador del género. |
| 13 | person_nationality | int | 0 | El identificador de la nacionalidad. |
| 14 | person_birthdate | date | null | Fecha de nacimiento. Formato «YYYY-mm-dd». |
| 15 | person_address | string | '' | Una o más direcciones separadas por punto y coma. |
| 16 | person_phone | string | '' | Uno o más teléfonos separados por punto y coma. |
| 17 | person_email | string | '' | Uno o más correos electrónicos separados por punto y coma. |
Tipos de trayectorias
El tipo de trayectoria, o de suscripción, tiene un doble objetivo. En principio, crea categorías de suscriptores. Por otro lado, permite ajustar un conjunto de reglas que le servirán al sistema para:
- Validar la edad de los suscriptores, por ejemplo: sólo mayores de 18 años;
- Cerrar trayectorias y/o unirlas con otras, por ejemplo: después de 30 años, un socio puede pasar automáticamente a ser VITALICIO.
Tomarse un tiempo para planificar las trayectorias y ajustarlas correctamente puede facilitar el uso de la aplicación y evitar futuras modificaciones.
Agregar un tipo de trayectoria
Para agregar un tipo de trayectoria debe tener en cuenta:
Principal
Nombre
Complete el campo con un nombre significativo.
Modo
Seleccione los ámbitos en donde podrá asignar el tipo de trayectoria. Estos pueden ser: Titular y/o Miembro.
Visivilidad
En caso de que la trayectoria sea oculta, solo podrá ser asignada de modo automático.
Edades
Rango
Esta opción comprueba la edad mínima y/o máxima del suscriptor. Cualquiera de los datos que se deje vacío no será comprobado.
Total
Esto calcula un máximo de años que puede estar activa una trayectoria.
Aranceles
Se factura
Esto habilita o desabilita el sistema de facturación.
Editar un tipo de trayectoria
Los tipos de trayectorias pueden ser editados. Sin embargo, existen algunas limitaciones, por ejemplo, no se puede cambiar el ámbito si existen suscriptores.
Eliminar una suscripción
Los tipos de trayectorias se pueden eliminar simpre y cuando no esté siendo utilizado.
Configurar uniones entre trayectorias
Presionando sobre el nombre de una trayectoria se desplegará un modal donde se pueden habilitar uniones entre trayectorias.
- Habilita o desabilita la opción de unirse con esa trayectoria
- Opción por defecto. En caso de unir trayectorias de modo automático, esta será la primera opción.
- En caso de ser una trayectoria miembro de otra, esto indica si puede o no seguir siéndolo. Por ejemplo, si un suscriptor es MENOR, por lo tanto, miembro de una familia, y a los 18 años cambia por MAYOR, esta última trayectoria dejará de estar vinculada con su anterior grupo familiar.
Tipos de trayectorias de ejemplo
A continuación, mostramos, a modo de ejemplo, una tabla de tipos de trayectorias posibles.
| NOMBRE | EDAD MÍN. | EDAD MÁX. | AÑOS DE SOCIO | CONTINÚA COMO | FACTURA | VALOR (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| MENOR LACTANTE | 2 | MENOR | NO | |||
| MENOR | 2 | 18 | MAYOR, MAYOR A CARGO | SI | -50% | |
| MAYOR A CARGO | 18 | 24 | 1* | MAYOR, MAYOR A CARGO | SI | -50% |
| MAYOR | 18 | 30 | VITALICIO | SI | ||
| VITALICIO | NO | |||||
| DISCAPACITADO | NO |
* El MAYOR A CARGO debe presentar todos los años una validación, por ejemplo, un cetificado de estudio.
Diseños
Los diseños permiten generar formularios de autocompletado, muy útiles para cumplir con un acto administrativo o generar una documentación respaldatoria en formato papel.
Tipos de diseño
Actualmente, es posible generar dos tipos de plantillas:
Imprimir
Se utilizan para realizar formularios de autocompletado que incluyan datos del suscriptor.
Se creará un formulario por cada suscriptor seleccionado. Los formularios pueden ser: carnet de socio, talonario de recibos de para el pago de aranceles, formulario para el pedido de renuncia, etc.
Resumen
Se utilizan para realizar formularios de autocompletado que incluyen tablas, resúmenes, gráficos y estadísticas.
Agregar una diseño
Luego de seleccionar el tipo, los datos que debe ingresar son:
Titulo
Ingrese un nombre significativo con el cual se va a identificar el arancel.
Diseño
El diseño html propiamente dicho.
Estilos
Un conjunto de estilos, ya sea un archivo o un como de reglas.
Estado
Habilita o desabilita su uso.
Editar un diseño
La edición de un diseño no tiene restricciones.
Eliminar un diseño
La eliminación de un diseño no tiene restricciones.
Imprimir
Se utilizan para realizar formularios de autocompletado que incluyan datos del suscriptor.
Se creará un formulario por cada suscriptor seleccionado. Los formularios pueden ser: carnet de socio, talonario de recibos de para el pago de aranceles, formulario para el pedido de renuncia, etc.
A continuación, listamos los datos que quedan a disposición. Para insertarlos, se deverán escribir envueltos en doble llaves, por ejemplo: {{ subscriber_number }}.
| CLAVE | DESCRIPTIÓN |
|---|---|
| subscriber_number | El número de suscriptor. |
| created_at | La fecha en la que se creó la suscripción. |
| started_at | La fecha en la que se inició la última trayectoria. |
| date | La fecha actual. |
| subscription_title | El título de la suscripción. |
| person_id | El número de legajo. |
| person_surname | El apellido |
| person_firstname | El nombre. |
| person_name | El apellido y el nombre separado por coma. |
| person_document | El tipo y número de documento. |
| person_birthdate | La fecha de nacimiento. |
| person_gender | El género. |
| person_address | La dirección. |
| person_telephone | El teléfono. |
| person_email | El correo electrónico. |
Resumen
Se utilizan para realizar formularios de autocompletado que incluyen tablas, resúmenes, gráficos y estadísticas.
Los datos que se pueden imprimir son:
| CLAVE | DESCRIPTIÓN |
|---|---|
| date (*) | Fecha actual. |
| from_date (*) | Fecha desde donde se comienza a mostrar los valores. |
| to_date (*) | Fecha hasta la cual se muestran los valores. |
(*) Todos los valores de fechas incluyen la descomposición de la misma: date, day, dayname, month, monthname, year.
La tablas que se pueden imprimir son:
| CLAVE | DESCRIPTIÓN |
|---|---|
| active-subscribers | Muestra los suscriptos activos. No considera cambios de trayectorias. |
| new-active-subscribers | Muestra los suscriptores dados de alta. |
| new-inactive-subscribers | Muestra los suscriptores dados de baja. |
| all-fees | Muestra todos los aranceles. |
| only-paid-fees | Muestra los suscriptores que tienen algún arancel pago. |
| fully-paid-fees | Muestra los suscriptores que tienen todos los aranceles pagos. |
| only-unpaid-fees | Muestra los suscriptores que tienen algún arancel impago. |
| fully-unpaid-fees | Muestra los suscriptores que tienen todos los aranceles impagos. |
| fees-chart | Una gráfica de los aranceles pagos, impagos y totales. |
Recibos
El sistema de recibos de las suscripciones implementa la aplicación Recibos (Invoices). En este sentido, todo recibo generado en esta aplicación será administrado desde la aplicación Recibos (invoices). Esto centraliza las acciones de pago, a la par que le confiere una mayor robustez y seguridad.
Conceptos básicos
Aranceles
Los aranceles corresponden a conceptos por los cuales realizar un recibo. Actualmente, estos conceptos son: cuotas regulares, inscripción.
Variaciones
Las variaciones permiten modificar el valor del arancel. Algunos ejemplos de variaciones pueden ser: recargo por pago fuera de término, descuento por pago anticipado. Como veremos más adelante, estas variaciones pueden asignarse de modo manual o automático.
Aranceles
El sistema está preparado para emitir un arancel determinado frente a un evento del suscriptor. Es así que tenemos los siguientes tipos de aranceles:
- Inscripción: se emite cuando se registra un suscriptor.
- Regular: las cuotas en sí que el suscriptor deberá abonar.
Agregar una arancel
Los datos que debe ingresar para agregar un arancel son:
Nombre
Ingrese un nombre significativo con el cual se va a identificar el arancel.
Tipo
Uno de los tipos de aranceles antes mencionados.
Emisión / vencimiento
Éste valor se utiliza solo en el caso de los aranceles regulares.
Monto
El monto del arancel.
Editar un arancel
La edición de aranceles es posible siempre que no hayan sido emitido.
Eliminar un arancel
La eliminación de aranceles es posible siempre que no hayan sido emitido.
Variaciones
Las variaciones permiten, bajo ciertas reglas, modificar el monto de un arancel. Esto es útil para generar recargos o promociones. También, con estas variaciones podemos crear becas de estudio.
Agregar variaciones
Para agregar una variación hay que completar varios valores, que a simple vista podrían resultar confusos. Por eso, recomendamos ir por bloques y seguir atentamente los siguientes pasos.
Principal
Nombre
Lo primero que se debe hacer, es escribir un nombre descriptivo del tipo de variación. Esto permitirá en el futuro facilitar la comprensión de las variaciones, y, sobre todo, nos facilitará completar los datos que siguen a continuación. Algunos ejemplos de variaciones pueden ser: beca completa de estudios; 10% de recargo por pago fuera de término; 10% de descuento por pago de todo el año, etc.
Valor
El valor cuenta con 2 campos, el primero es un número que, de ser positivo será un recargo y, de ser negativo, un descuento. El segundo campo es la unidad, esta puede ser:
| Ejemplos | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Unidad | Descripción | Valor de la variación |
Monto del arancel |
Rango | Monto de la variación |
| % (Porcentaje variable) | El monto de la variación corresponde a un porcentaje del total de aranceles indicados en el rango. | -10 | 90 | 2 | -18 |
| % (Porcentaje fijo) | El monto de la variación corresponde a un porcentaje de un arancel indicado en el rango, independientemente de que se esten facturando más de uno. | -10 | 90 | 2 | -9 |
| $ (Moneda variable) | El monto de la variación corresponde al valor, en moneda local, por cada arancel indicado en el rango. | -10 | 90 | 2 | -20 |
| $ (Moneda fijo) | El monto de la variación corresponde al valor, en moneda local, sin importar el valor que posea el rango. | -10 | 90 | 2 | -10 |
| # (Cuota variable) | El monto de la variación corresponde al valor de la misma, multiplicado por el valor de la cuota y el rango. | -0.1 | 90 | 2 | -18 |
| # (Cuota fija) | El monto de la variación corresponde al valor de la misma, sin importar el valor que posea el rango. | -0.1 | 90 | 2 | -9 |
Reglas
Las reglas definen las particularidad bajo las cuales el sistema aplicará una variación. Estas particularidades estan dadas por:
El modo
Los modos pueden ser tres:
- Manual: en este caso, las variaciones las aplica una persona.
- Auto - Miembros: las variaciones las aplica el sistema a los aranceles iguales de distintos miembros. Esto emite variaciones sobre aranceles de un grupo familiar.
- Auto - Aranceles: las variaciones las aplica el sistema a cada suscriptor en particular. Esto emite variaciones sobre uno o varios aranceles de un suscriptor, independientemente de que forme parte o no de un grupo familiar.
Afecta
Aquí puede seleccionar los tipos de aranceles a los cuales se le aplicará la variación. Las opciones son: Regular debido; Regular atrasado.
Rango
Con el rango puede indicar la cantidad de aranceles que debe haber para que se aplique la variación. Por ejemplo, puede crear un descuento por el pago total del semestre, en este caso el rango será 6.
Tambien puede indicar rangos flexibles, por ejemplo: entre dos y 5 aranceles (2 - 5); dos o más (2 - )
El rango no aplica en las variaciones manuales.
Romper
Para el caso de que una variación rompa, los aranceles afectado ya no podrán aplicar otras variaciones. La rotura se pueden dar para el mismo modo o para todos.
Fechas
Periodo
Permite obtener el grupo de aranceles a los cuales se le podrá aplicar la variación. Este grupo será el de todos los aranceles emitidos en el período indicado aquí.
Lanzador
Acá se determina el período en el que la variación se puede aplicar.
Orden de ejecución de las variaciones
Primero se emiten todas las variaciones manuales y luego las automáticas. En ambos casos, se tiene como prioridad las que rompen con todo, luego las que rompen el modo y, por último, las que no rompen. Finalmente, se tienen en cuenta las variaciones de mayor rango mínimo.
Algunos ejemplos
Si queremos otorgar una beca, la variación será manual y romperá con todo, y ya no se podrá emitir otras variaciones.
Si tenemos un descuento por el pago de 3 meses y un descuento por el pago de 6 meses, ambas serán variaciones automáticas que rompen el modo, lo cual, si pagamos 6 aranceles, se emitirá el descuento por pago de 6 meses y romperá con la emisión de 2 descuentos por el de 3 meses. Lo mismo ocurre si tenemos un descuento por grupo familiar de 2 a 4 miembros y otro para 5 o más miembros, y un recibo en el que abonan 6 miembros.
Editar una variación
La edición de variaciones es posible siempre que no haya sido utilizada.
Eliminar un arancel
La eliminación de variaciones es posible siempre que no hayan utilizadas.
Generar recibos
Para generar los recibos, esta aplicación hace uso de una aplicación especializada, como lo es Recibos.
En tal sentido, lo que debemos hacer es obtener una credencial.
Definir una clave para la credencial
Cuando creamos una credencial, el único valor sencible que debemos definir es el de su clave. La clave será el modo en que la aplicación recivos nos identificará y, de tal modo, comenzará a comunicarse con las suscripciones.
La clave por defecto para las suscripciones es subscriptions.
Sin embargo, si deseamos personalizar aún más las subscripciones, podemos crear nuestra propia credencial.
¡Atención! una vez creada la credencial en la aplicación Recibos, se deben otorgar permisos a aquellas personas que la van a utilizar.
Final
Hasta aquí el Manual para administradores de las suscripciones, lo que sigue a continuación es el Manual para usuarios.